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France / 7 July 2020

Manager à distance : mode d'emploi

Contraints par la crise sanitaire, de nombreux managers se sont initiés au débotté au télémanagement. Qu’ont-ils retenu de l’art de diriger une équipe à distance ?

Diriger une boîte désincarnée, où chacun bosse chez soi, coupé des autres et du monde… Pour conjurer cette vision angoissante, Jonathan Vidor, PDG de l’agence d’e-marketing JVWEB, a, dès les premiers jours du confinement, opté pour l’outil bien connu des gamers, Discord, dans l’idée de créer un open space virtuel. «A chaque chaîne de discussion correspond une équipe. Je passe cinq minutes chaque jour à saluer tout le monde, comme je faisais autrefois le tour des bureaux le matin. Coiffé de son casque, chacun peut activer à tout moment son micro pour interpeller un collègue ou faire un aparté dans une “bulle de conversation”», explique-t-il.

Plus de 8 millions de Français ont pratiqué le télétravail pendant le confinement, selon l’OFCE. Pour des milliers de managers, dont certains précipités sans préparation dans un mode de travail qu’ils ignoraient, voire refusaient jusqu’alors, gérer leurs équipes totalement à distance s’est avéré un véritable challenge. Qu’ils ont relevé avec quelques maladresses, mais souvent de la bonne volonté.

Créez de la proximité malgré la distance

Une fois passée l’urgence de distribuer à chacun ordinateur et VPN (accès à un réseau sécurisé) – fin mars, plus de la moitié des salariés en télétravail utilisaient leur matériel personnel, contre 24% seulement équipés par leur entreprise –, maintenir le lien avec des équipes dispersées a constitué la priorité pour les managers. «Au risque parfois, dans les premiers jours, d’une surconsommation de visioconférences et appels téléphoniques», observe Cécile Eymard, consultante senior pour le cabinet de recrutement Clémentine.

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L’idée de ritualiser des moments d’échanges s’est également rapidement imposée. Visio-café du matin pour bavarder avant de se mettre au boulot, concours des plus beaux espaces de bureaux à la maison, groupes WhatsApp pour diffuser photos et vidéos tout aussi parodiques que cathartiques… Les idées fusent pour retisser des liens et partager des moments conviviaux. Une cohésion d’un nouveau genre, qui a parfois eu pour effet de créer une intimité inédite… et de déstabiliser certains managers. «Beaucoup d’entre eux ont besoin de conserver une distance hiérarchique pour se préserver. Inutile dans ce cas d’aller contre sa nature.

Si la période de confinement a engendré un besoin de lien social, ce dernier n’a pas besoin du manager pour se mettre en place. Un grand nombre de choses peuvent être laissées à l’initiative des collaborateurs», rassure Daniel Ollivier, auteur du livre Manager le travail à distance et le télétravail (Gereso Editions). En revanche, le manager doit veiller à maintenir les échanges professionnels, en proposant des rendez-vous réguliers via des outils collaboratifs, comme Slack, Discord ou Zoom par exemple. «Pour traiter de sujets pointus, je privilégie la visio afin de m’assurer que mon interlocuteur est bien concentré et percevoir ses réactions à ce que je lui dis», confie Jonathan Vidor.

Devenez chef d’orchestre

Plus que jamais, le télémanager doit développer de véritables compétences de chef d’orchestre. Inciter les plus introvertis à s’exprimer lors des réunions d’équipes, s’appuyer sur ceux que la distance rend au contraire plus hardis et prompts à lancer des initiatives. La reconnaissance à distance est aussi essentielle. «Elle se donne beaucoup par la confiance que l’on fait aux collaborateurs, par la latitude qu’on leur laisse. Réaffirmer votre satisfaction par des mots, des échanges réguliers, mais aussi par la mise en avant des réussites sur le canal partagé de l’équipe, voire le réseau interne de l’entreprise.

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C’est primordial en temps de crise : il faut mettre en avant les collaborateurs qui s’illustrent par leur implication», recommande Isabelle Bastide, directrice France du cabinet de recrutement PageGroup. Spécialisée dans la vidéo numérique, la start-up ShowHeroes a ainsi créé pendant le confinement un journal hebdomadaire destiné à célébrer les réussites de l’équipe, tant individuelles que collectives.

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Restez en alerte

A la différence du bureau, un conflit entre collaborateurs en télétravail restera invisible aux yeux du manager. Or en ces temps chahutés, les tensions sont inévitables. C’est là qu’une bonne connaissance de son équipe est utile. «Une inflexion de voix, des smileys qui disparaissent des mails, un désengagement… le moindre signe de malaise d’un collaborateur doit alerter», témoigne Julien Bettinger, directeur des ventes grand public & petits professionnels pour le fournisseur d’énergie ENI. Et conduire le manager à faire un point approfondi avec les personnes concernées.

Alors qu’à la cinquième semaine de confinement, 45% des salariés se déclarent en souffrance psychologique (source : OpinionWay), personne n’est à l’abri d’un collaborateur submergé par l’angoisse, la fatigue et la gestion parfois complexe du quotidien et qui n’est plus à même de mener ses missions. «Plutôt que décider à sa place, il convient de discuter avec lui pour trouver la meilleure solution, par exemple alléger sa charge de travail, la nature de son activité, sans l’exclure des outils collaboratifs», note Fanny Chateau, consultante pour le cabinet de conseil RH Com/une différence. Et si le malaise est trop marqué, c’est à la médecine du travail de prendre le relais.

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Trouvez la “bonne” distance

Le micromanagement pointilleux est un travers hélas fréquent parmi les chefs d’équipe peu rompus aux subtilités du télétravail. «Pour l’éviter, donnez-vous des règles claires et commencez par prendre en compte les contraintes de chacun pour éviter les situations de blocage», estime Fanny Chateau. Ne submergez pas les collaborateurs les plus déstabilisés par la situation.

Gardez une vue d’ensemble. C’est ce qu’a fait Sylvestre Ledru, senior engineering manager chez Mozilla. «Nous avons décidé de diminuer le nombre d’objectifs à réaliser par certains collaborateurs, ainsi que notre niveau d’attente. Nous sortons une nouvelle version de Firefox tous les mois, alors tant pis si nous retardons quelques fonctionnalités», explique-t-il. A situation d’exception, solution d’exception : il s’agit avant tout de ménager vos équipiers en ne leur demandant pas l’impossible.

Seconde étape : managez par objectifs. Déjà recommandé en temps «normal», ce type de management s’impose lorsqu’on bosse à distance. Avec pour corollaires, confiance et lâcher prise : vous fixez les objectifs, à charge pour vos collaborateurs de définir les étapes qui leur conviennent pour les atteindre. Ce qui ne signifie pas pour autant les laisser en roue libre, ce qui serait tout aussi déstabilisant pour eux qu’un contrôle omniprésent. Il vous faut trouver le bon rythme. Chez JVWEB, les chefs d’équipe, responsable chacun de six personnes, s’enquièrent chaque soir par visio de ce qui a été fait ou non, s’informant ainsi d’un éventuel besoin de coup de pouce. «Il s’agit d’une discussion informelle, sans tableur de suivi. Mais en cas de souci, mieux vaut s’en rendre compte tout de suite plutôt qu’à la fin de la semaine», raisonne Jonathan Vidor.

Soignez la motivation de vos équipes

Maintenir la mobilisation des troupes alors que les semaines de télétravail s’enchaînent se révèle une véritable gageure à la longue. Auteur d’une étude sur le télétravail et professeur à EM Normandie, Jean Pralong met en garde : «Le télétravail se complaît dans les process, mais il n’est pas propice à l’innovation. C’est encore plus vrai dans une période anxiogène. Plutôt que de laisser ce conformisme s’installer, proposez à votre équipe de lire, se documenter pour ouvrir ses horizons, ce qu’elle ne fera pas spontanément.»

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Certaines entreprises ont profité de la période pour renforcer leurs programmes de formation. A l’adresse des collaborateurs, mais aussi des managers, qui ne sont pas non plus à l’abri d’un coup de blues. Chez L’Oréal, un programme leur a été spécialement destiné, à la fois pour les épauler dans l’accompagnement de leurs collaborateurs, mais aussi pour les aider à surmonter leur propre stress.

La tâche s’avère d’autant plus compliquée lorsque la crise économique se superpose au confinement. Afin de booster le moral de ses troupes, Eurécia, éditeur de logiciels RH, a proposé d’offrir gratuitement ses solutions aux entreprises pour les aider à faire face à cette mauvaise passe. «Cela resitue le sens de notre travail. Et c’est une façon pour nos collaborateurs de contribuer à leur niveau à améliorer la situation du pays, en aidant les autres», estime Pascal Grémiaux, président et fondateur de la PME de 80 salariés. Julien Bettinger a lui enjoint une de ses équipes confrontée à une baisse d’activité… à anticiper la reprise. «Je leur ai demandé de prendre ce temps pour réfléchir à de nouveaux moyens de commercialiser notre offre. Pour les commerciaux, c’est peut-être l’occasion de développer de nouvelles compétences en BtoB, en vue de se préparer à une éventuelle mobilité.»

Dans d’autres cas, c’est au contraire au surinvestissement de certains collaborateurs qu’ont dû faire face les managers. «Des personnes qui cherchent à surcompenser, en travaillant tard, une fois les enfants couchés. En voyant que tel ou tel dossier avait été modifié au beau milieu de la nuit, il m’est arrivé d’alerter un collaborateur sur la nécessité de lever le pied, quitte à revoir ses objectifs à la baisse», raconte Sylvestre Ledru.

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Changez votre mode de management

«Les managers doivent mettre à profit le temps libéré par le télétravail pour nouer de nouvelles relations, développer leur sens de l’écoute active, solliciter l’avis de leurs collaborateurs ou remettre à plat leurs façons de travailler», encourage Daniel Ollivier. En un mot, opérer leur propre mue. C’est aussi la réflexion de Pascal Grémiaux : «La période m’aura appris à être plus que jamais délégatif et participatif. Alors que mes salariés sont tous à distance, j’ai été conforté dans l’idée d’adopter un mode de management par objectif, en définissant les étapes sans intervenir sur la façon dont le collaborateur doit les atteindre.»

DRH pour le Travel Retail chez L’Oréal, Michael Kienle s’est, lui, surpris à mieux cerner certaines personnalités à distance, sans doute parce qu’il était plus attentif aux moindres signaux. Mais c’est sur le plan personnel qu’il entend faire évoluer sa posture managériale. «Dans le cadre d’un webinaire interne, j’ai assisté à une séance de méditation de pleine conscience. Une pratique que je n’avais jamais eue dans le cadre professionnel et dont je me suis dit qu’elle serait certainement bénéfique», confie Michael Kienle. En tout cas, il en est persuadé : en tant que manager, il y aura pour lui un avant et un après confinement.

5 profils de télémanagers à éviter

Pour Nathalie Monin, DRH d’ENI France, il existe cinq profils :

  • Le Virtuel : Il laisse ses collaborateurs en roue libre, entre de rares appels et des mails parcimonieux rapidement écrits, quand la situation exige de la proximité.
  • Le Lost : Comme dans la série, il se cherche alors que l’équipe a besoin d’être rassurée. Conséquence : plus personne ne bosse !
  • Le Terminator : Tel un robot, il est obnubilé par l’activité et les résultats et oublie les hommes et femmes qui fournissent le travail.
  • Le Magistral : Il multiplie les réunions interminables, dans lesquelles il se complaît dans de longs monologues : à distance, c’est encore pire, les gens se mettront en «silencieux» ou feront autre chose. Risque de désengagement sous deux jours assurés !
  • Le Free style : Misant sur l’autonomie et la confiance, il en oublie d’en fixer des règles. Mauvaise idée : désemparées, les équipes se démobilisent !
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